Na indústria alimentar, um aumento do ritmo de produção traz consigo um desafio que nem sempre é imediatamente visível: quanto mais a operação acelera, mais importante se torna garantir que toda a informação acompanha o produto.
Receção de matérias-primas, preparação de ingredientes, produção, identificação de lotes, expedição e registos podem acontecer praticamente em simultâneo. Durante períodos de maior atividade, como os meses de verão, manter todos estes processos devidamente organizados torna-se ainda mais importante.
Não basta produzir mais. É necessário saber o que foi produzido, quando, com que ingredientes, a partir de que matérias-primas e qual foi o destino de cada lote.
É aqui que uma gestão eficaz da produção e da rastreabilidade alimentar pode fazer a diferença.
Quando a produção aumenta, a informação também aumenta
Imagine um dia normal numa unidade de produção alimentar.
Logo pela manhã chegam novas matérias-primas. É necessário registar fornecedores, produtos recebidos e respetivos lotes.
Pouco depois começa a produção. Entram em cena receitas, ingredientes, quantidades, fichas técnicas e novas identificações de lotes.
Mais tarde, os produtos seguem para expedição e torna-se necessário manter o registo do respetivo destino.
Tudo isto pode acontecer no mesmo dia — e várias vezes.
Quando estes dados estão distribuídos por folhas de cálculo, documentos em papel, ficheiros ou diferentes sistemas, encontrar rapidamente uma determinada informação pode tornar-se uma tarefa complicada.
O problema não está necessariamente na falta de informação. Muitas vezes está na forma como essa informação se encontra organizada.
O que significa ter rastreabilidade na produção alimentar?
A rastreabilidade permite acompanhar o percurso de um produto e relacioná-lo com os diferentes elementos envolvidos na sua produção.
Na prática, significa conseguir estabelecer ligações entre informações como:
- fornecedores e matérias-primas;
- ingredientes utilizados;
- lotes de origem;
- receitas e fichas técnicas;
- produções realizadas;
- lotes produzidos;
- datas e processos de produção;
- clientes ou destinos dos produtos.
Quanto mais simples for estabelecer estas relações, mais fácil será consultar o histórico de uma produção sempre que necessário.
Por exemplo, perante uma questão relacionada com uma determinada matéria-prima, a empresa deve conseguir identificar quais as produções em que foi utilizada e os lotes associados.
Da mesma forma, ao consultar um lote produzido, deverá ser possível recuperar o seu histórico e perceber quais os ingredientes e matérias-primas que estiveram na sua origem.
Centralizar a informação simplifica a gestão
Uma das formas de reduzir a complexidade é reunir os diferentes elementos da produção numa única plataforma.
Em vez de procurar informação em vários locais, a equipa passa a trabalhar sobre uma estrutura comum, onde fornecedores, ingredientes, receitas, produções, lotes e fichas técnicas estão relacionados.
Esta centralização pode trazer vantagens importantes para a operação diária.
Menos tempo à procura de informação
Quando os dados estão organizados e relacionados entre si, deixa de ser necessário consultar sucessivamente diferentes documentos ou registos para reconstruir o histórico de uma produção.
A informação torna-se mais fácil de localizar e consultar.
Maior controlo sobre os lotes
Cada lote deixa de ser apenas um número isolado.
Passa a estar associado à informação relevante da produção, permitindo acompanhar a sua origem e o seu percurso.
Processos mais organizados
À medida que o número de produções aumenta, depender de processos manuais pode tornar a gestão progressivamente mais difícil.
Uma estrutura digital ajuda a manter os registos consistentes mesmo nos períodos em que existe maior volume de trabalho.
Informação disponível quando é necessária
Ter os dados centralizados também facilita situações em que é necessário consultar rapidamente o histórico de uma produção, confirmar a utilização de determinado ingrediente ou verificar o destino de um lote.
Da receção à expedição: manter toda a operação ligada
A rastreabilidade não deve começar apenas quando o produto final recebe um número de lote.
O processo começa antes.
1. Receção de matérias-primas
O primeiro passo passa pelo registo das matérias-primas e dos respetivos fornecedores.
Esta informação constitui a origem da cadeia de rastreabilidade.
2. Ingredientes, receitas e fichas técnicas
Os ingredientes utilizados devem estar relacionados com as receitas e fichas técnicas correspondentes.
Desta forma, a informação técnica deixa de estar separada da realidade da produção.
3. Produção
Durante a produção são criadas as relações entre as matérias-primas utilizadas, a receita, as quantidades produzidas e o lote resultante.
É precisamente esta ligação que permite reconstruir posteriormente o histórico do produto.
4. Lotes
O lote funciona como um elemento central da rastreabilidade.
Através dele deve ser possível consultar a informação relevante relacionada com uma determinada produção.
5. Expedição
A rastreabilidade continua depois da produção.
Registar o destino dos lotes permite completar o percurso e saber para onde foi enviado determinado produto.
Rastreabilidade não deve significar mais burocracia
Um dos desafios da digitalização consiste em evitar substituir processos complexos em papel por processos igualmente complexos num computador.
A tecnologia deve fazer precisamente o contrário: simplificar o registo, a organização e a consulta da informação.
Para as equipas que trabalham diariamente na produção, isto é particularmente importante. O sistema utilizado deve acompanhar o ritmo da operação sem transformar cada registo numa tarefa demorada.
Quanto mais naturalmente a rastreabilidade estiver integrada no processo produtivo, mais fácil será manter a informação atualizada.
LoteX: rastreabilidade alimentar simples e organizada
O LoteX foi desenvolvido para ajudar empresas do setor alimentar a centralizar e organizar a informação associada à produção e à rastreabilidade.
Numa única plataforma é possível gerir elementos como fornecedores, ingredientes, receitas, produções, lotes e fichas técnicas, mantendo a informação relacionada ao longo do processo produtivo.
O objetivo é simples: reduzir a dispersão de informação e proporcionar uma visão mais organizada sobre cada produção e cada lote.
Nos períodos em que o ritmo aumenta, esta organização torna-se ainda mais relevante.
Porque quando o balcão acelera, os registos não podem ficar para trás.
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